English

Petitii

PROCEDURA PRIVIND INREGISTRAREA, ADMINISTRAREA, SOLUTIONAREA SI ARHIVAREA PETITIILOR

SCOP

Prezenta procedura descrie pasii ce vor fi parcursi pentru inregistrarea, administrarea, solutionarea si arhivarea petitiilor primite la sediul SAI MUNTENIA INVEST SA – administratorului SIF Muntenia SA.

DEFINITII SI ABREVIERI

M.I.SAI Muntenia Invest SA - administratorul SIF Muntenia SA
O.P.C.Organism de plasament colectiv
O.P.C.V.M.Organism de plasament colectiv în valori mobiliare
F.I.A.Fond de investiții alternative
PetițieCererea, reclamația sau sesizarea prin care se aduc la cunoştinţa M.I. fapte de natură a aduce atingere drepturilor sau intereselor petentului, formulată în scris și depusă la sediul M.I., transmisă prin poştă sau poșta electronică, prin intermediul căreia un petent sau împuterniciții legali ai acestuia, care acționează exclusiv în numele petentului și fără un interes comercial propriu, îşi exprimă nemulţumirea cu privire la serviciul și activitatea de investiții prestate în baza Legii nr.297/2004 și a Legii nr. 74/2015, la prestarea serviciului de administrare a portofoliului de plasament colectiv al O.P.C. sau la informaţiile furnizate de M.I. în urma solicitărilor de informaţii primite de la petenţi.
PetentPersoană fizică sau juridică, investitor în entitățile administrare de M.I, care depune o petiţie către M.I. cu privire la serviciul și activitatea de investiții prestate în baza prevederilor legale sau la prestarea serviciului de administrare a portofoliului de plasament colectiv al O.P.C.V.M/ F.I.A.
Petiție soluționată favorabilPetiţia în legătură cu care au fost dispuse măsuri pentru remedierea situaţiilor sesizate.
Petiție soluționată nefavorabilPetiţia în legătură cu care nu au fost dispuse niciun fel de măsuri.

CONSIDERATII GENERALE

  1. Prevederi privind forma si continutul petitiilor:

Petitiile trebuie sa fie formulate in scris si sa contina cel putin urmatoarele informatii:

  • identitatea petentului (nume prenume/ denumire, CNP/ CUI), inclusiv adresa de domiciliu/ sediu, numar telefon/ fax, e-mail, etc;
  • obiectul petitiei, respectiv o descriere succinta a problemei supuse atenţiei, precum si motivele inaintarii petitiei;
  • serviciul/ activitatea prestata la care se refera;
  • numele, prenumele si functia persoanelor din cadrul M.I. la adresa carora s-a formulat petitia sau carora petentul li s-a adresat pentru prestarea serviciului/ activitaţii respectiv(e);
  • prejudiciul invocat de petent (daca este cazul);
  • copii dupa documentele relevante care ar putea ajuta la solutionarea petitiei, dupa caz;
  • eventuale soluţii pentru rezolvarea acesteia.

Petitiile anonime sau cele in care nu sunt trecute datele de identificare ale petentului nu se iau in considerare şi se claseaza.

  1. Prevederi privind modalitatea de comunicare a petitiilor, de solutionare si de comunicare a raspunsurilor:
  • Orice investitor in entitatile administrate de M.I. poate depune petitii in mod gratuit. Informatiile referitoare la procedura privind solutionarea petitiilor primite de la investitori sunt puse la dispozitia acestora gratuit la sediul M.I. si pe pagina de web a M.I.,. Petitiile pot fi transmise la sediul M.I. prin urmatoarele canale: posta, fax, curier, direct la registratura generala de la sediul social al M.I., posta electronica pe adresa generala a M.I. sau pe adresa entitatii administrate.
  • Inregistrarea petiţiilor primite in scris la sediul M.I. in timpul programului de lucru se poate face imediat, iar in cazul petitiilor transmise in afara programului de lucru al M.I., inregistrarea lor se realizeaza in urmatoarea zi lucratoare.
  • . Comunicarea raspunsurilor va fi realizata in scris, prin transmitere la adresa de domiciliu/ sediu regasita in cuprinsul petitiei sau, funcţie de modul de comunicare la sediul M.I. a petitiei, prin alte canale de comunicare.
  • In vederea solutionarii pe cale amiabila a petitilor, M.I. poate utiliza metodele alternative de solutionare a litigiilor, prevazute de dispozitiile legale in vigoare.
  • M.I. va  face accesibile publicului la sediul sau şi pe website-ul propriu, in mod permanent, procedurile de soluţionare a petiţiilor, datele de contact necesare in cazul solicitarii de informaţii cu privire la stadiul soluţionarii petiţiilor, precum si modalitaţile de soluţionare alternativa a litigiilor prevazute de dispozitiile legale in vigoare.

Registrul unic de petitii

M.I. deţine şi menţine la sediul sau un registru unic de petitii in format electronic securizat, in care sunt inregistrate cronologic, in ordinea primirii, toate petiţiile, precum si stadiul, data şi modul de soluţionare a acestora si cuprinde in mod obligatoriu cel puţin urmatoarele informaţii:

  • numarul petiţiei;
  • data petiţiei;
  • identitatea petentului, inclusiv adresa, numarul de telefon, e-mail şi serviciul/activitatea prestat(a) la care se refera;
  • numele, prenumele si functia persoanelor din cadrul entitaţii la adresa carora s-a formulat petiţia sau carora petentul li s-a adresat pentru prestarea serviciului/activitaţii respectiv(e);
  • obiectul petiţiei;
  • stadiul petiţiei;
  • data şi modul de soluţionare a petiţiei;
  • motivul pentru care petitia nu a fost solutionata favorabil (daca este cazul);
  • prejudiciul invocat de petent (daca este cazul);
  • observaţii;

Descrierea procedurii

  1. Pot fi clasificarea ca petitii documentele care:
    • indeplinesc conditiile privind forma si continutul prevazute de reglementarile in vigoare;
    • se refera la serviciul/ activitatea prestate din categoria celor supravegheate de catre ASF;
    • obiectul petitiei cuprinde o relatare a faptelor;
  2. Petitiile investitorilor sunt inregistrate in registrul unic de petitii in format electronic securizat cronologic, in ordinea primirii;
  3. Pentru intocmirea raspunsurilor si precizarea masurilor de solutionare a petitiei, MI, prin intermediul compartimentului responsabil de relatia cu investitorii, va intreprinde cel putin urmatoarele activitati:
    • colectarea tuturor informatiilor relevante, inclusiv de la petent, daca este necesar si posibil;
    • depunerea diligentelor necesare pentru solutionarea petitiilor pe cale amiabila, dupa caz:
    • contactarea petentului in vederea obtinerii de informatii suplimentare, care ar putea avea drept rezultat solutionarea amiabila a petitiei in cauza;
    • oferirea de explicatii petentului, in baza informatiilor obtinute, privind motivele care au stat la baza situatiei care a facut obiectul petitiei, etc.;
    • informarea deindata in scris a petentului, in situaţia in care aspectele sesizate prin petiţie necesita o cercetare mai amanunţita, cu privire la cauzele intarzierii raspunsului. Se va preciza petentului termenul in care va fi soluţionata petiţia, termen care nu poate depaşi cu mai mult de 15 zile termenul de 30 de zile de la inregistrarea petitiei.
    • In cazul adoptarii unei soluţii finale care nu raspunde/este in contradicţie cu solicitarea petentului, MI trebuie sa-şi susţina in scris punctul de vedere şi sa informeze petentul cu privire la dreptul sau de a se adresa organelor şi autoritaţilor competente şi de a utiliza modalitaţile de soluţionare pe cale amiabila a litigiilor, prevazute de dispozitiile legale in vigoare.
  4. In cazul adoptarii unei soluţii finale favorabile pentru petent si care raspunde/ este in concordanta cu solicitarea petentului, situatia va fi investigata si, daca este cazul, va fi elaborat si implementat de catre M.I. un plan de masuri adecvate de remediere a deficientelor constatate.
  5. Raspunsurile la petitii vor fi transmise in scris si prin transmitere la adresa de domiciliu/ sediu regasita in cuprinsul petitiei sau, funcţie de modul de comunicare la sediul M.I. a petitiei, prin alte canale de comunicare.
  6. Petitiile impreuna cu raspunsurile aferente precum si dovada comunicarii catre petent a raspunsurilor privind solutionarea vor fi arhivate si pastrate la sediul M.I. cinci ani de la inregistrarea petitiei.
  7. Toate inregistrarile in Registrul unic de petiţii dintr-un an calendaristic şi totalul centralizat al acestora se vor pastra de catre M.I. pentru o perioada de cinci ani de la momentul depunerii petitiei initiale.